内部統制システムの基本方針に関するお知らせ


 当社は、2006年5月9日開催の取締役会において、「内部統制システムの基本方針」について下記のとおり決定しましたので、お知らせします


1.職務執行の基本方針
 当社および当社の子会社ならびに主要な関連会社(以下、当社の子会社および主要な関連会社を「グループ会社」といい、当社と当社のグループ会社を総称して「当社グループ」といいます)は、「法令・社会倫理規範の遵守」、「各ステークホルダーへの誠実な対応および適切な情報開示」、「透明性が高く、健全な経営」、「事業活動における企業価値創造を通じた社会への貢献」を職務執行の基本方針としています。
 この基本方針の下、会社法および会社法施行規則に定める当社グループの業務の適正を確保するための体制(以下、「内部統制」といいます)を整備していきます。

2.取締役および使用人の職務執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
 当社は、2005年8月にコンプライアンスおよび当社グループの個人情報の取り扱いに関する取り組みを横断的に統括し、施策の企画・立案・実行、社員教育および内部監査までに至る一連のサイクルを実施するため、コンプライアンス体制に係る規程を制定し、コンプライアンス担当役員を委員長とするコンプライアンス委員会を設置し、グループ横断的な活動を実施しています。
 今後のコンプライアンス体制の整備に向けた動きとして、コンプライアンスに関する取り組みの強化および内部監査機能の強化を図るため、コンプライアンス委員会から内部監査機能を独立させ、代表取締役社長所管の内部監査部門を設置し、当該部門が独立して内部監査を行うことを検討していきます。具体的には、内部監査部門がコンプライアンス委員会と連携し、コンプライアンスの取り組み状況、問題点および基本方針記載の事項について監査し、これらの活動を代表取締役のみならず、定期的に取締役会および監査役会に報告する体制を整備していきます。
 また、2006年3月に法令上疑義のある行為等について従業員が直接情報提供を行うための内部通報窓口を設置しました。当社グループの役職員が法令違反の疑義がある行為等を発見した場合は、レポーティングラインまたは内部通報窓口経由でコンプライアンス委員会に報告する体制を採用しています。そして、報告された内容の重大性に応じて、コンプライアンス委員会または取締役会が再発防止策を策定し、全社的にその内容を周知徹底する仕組みとなっています。

3.取締役の職務執行に係る情報の保存および管理に関する体制
 取締役の職務執行に係る情報を文書または電磁的媒体(以下、文書等という)に記録・保存し、取締役および監査役は、常時これらの文書等を閲覧できるようになっています。
 今後は、文書管理規程の見直しを行い、さらに整備された文書管理運用体制を構築していきます。

4.損失の危険の管理に関する体制
 職務執行に係るリスクは、現状、各部門あるいは各グループ会社の権限の範囲内にてリスク分析・対応策の検討を行っています。特に重要な案件や担当部門の権限を超えるものについては、当社の経営会議または取締役会で審議し、意思決定を行うとともに、その後も継続的にモニタリングを実施しています。
 今後は、リスク案件のそれぞれの評価を行い、これに対応したグループ全体の管理を実行していくため、リスク管理規程を策定し、当社グループ全体のリスクを網羅的・総括的に管理する体制を構築していきます。
 また、内部監査部門は、当社グループのリスク管理状況を定期的に監査するとともに、代表取締役社長およびコンプライアンス委員会に対して当該結果を報告し、コンプライアンス委員会では、当該内部監査結果を踏まえた全社的リスク管理の進捗状況のレビューを実施していきます。

5.取締役の職務執行が効率的に行われることを確保するための体制
 当社グループでは、全社的な目標として中期経営計画および各年度予算を策定し、各部門、各グループ会社は、この計画を達成するための具体的な施策を立案し、実行しています。
 当社は、定例の取締役会を月1回開催し、重要事項の決定ならびに取締役の職務執行の監督を行っています。あわせて、経営効率の向上および意思決定のスピードアップを図るため、月に2~3回取締役および執行役員が中心となって出席する経営会議を開催し、職務執行に関する基本的事項および重要事項に関する意思決定を行っています。
 また、効率的な職務執行を推進するため、各取締役の担当部門および職務分担、権限を明確にした上で、その部門が実施すべき具体的な施策を検討し、実行しています。

6.当社および子会社からなる企業集団における業務の適正を確保するための体制
 当社は、各グループ会社の経営意思を尊重しつつ、一定の事項については当社に報告を求め、必要に応じて当社が当該子会社あるいは関連会社に対し助言を行うことにより、子会社および主要な関連会社の経営管理を行っています。
 定期的に開催されるグループ会社の取締役会および経営会議には、オブザーバーとして当社関係者が参加するとともに、当社経営会議には主要子会社の社長が定期的に参加し、その経営状況のモニタリングを適宜行っています。また、グループ会社の管理機能を当社の管理部門に集約することにより、牽制機能を強化しています。
 今後は、前記経営管理に関する指針を文書化し、グループ会社管理規程を策定する予定です。
 また、当社はグループ会社のコンプライアンス上の課題を速やかに把握するため、当社の内部監査部門による業務監査を行うとともに、当社コンプライアンス担当役員とグループ管理担当部門との情報交換を定期的に実施していきます。

7.監査役の業務を補助する使用人について
 監査役の職務を補助する組織として、総務部内に監査役会事務局を設置し、使用人(他部門との兼任)を配置しています。

8.前項の使用人の取締役からの独立に関する事項
 監査役会事務局に配置する従業員の人事異動および考課については、事前に監査役会に報告し、了承を得ています。

9.取締役および従業員が監査役会に報告するための体制その他監査役会への報告に関する体制
 取締役は、当社グループに著しい損害を及ぼす恐れのある事実、あるいはコンプライアンスに関する重大な事実があることを発見した場合、直ちに監査役会に報告する体制とし、使用人がこれらの事実を発見した場合も同様とします。
 また、監査役4名のうち3名を社外監査役とし、取締役会のみならず重要な会議に出席するなど、経営に対する監視機能の強化も図っています。

10.その他監査役会の監査が実効的に行われることを確保するための体制
 監査役会は、代表取締役社長あるいは新日本監査法人とそれぞれ定期的に意見交換会を開催しています。また、当社の各部門および各グループ会社の重要な意思決定および業務の執行状況を把握するため、監査役は当社の各部門の長および各グループ会社の取締役・使用人等からの個別ヒアリングを定期的に行うとともに、稟議書等の重要文書の閲覧等を行っています。


以 上


本リリースに関する問い合わせ
 株式会社 エムティーアイ 経営企画室(松本)
 TEL: 03-5333-6323  FAX: 03-3320-0189
 E-mail: ir@mti.co.jp URL: https://www.mti.co.jp

PDFPDF版はこちらから

関連する内容